여행, 식사 및 접대 경비의 세무처리

(한창연 세무칼럼 원고- 09/18/06)

여행, 식사 및 접대 경비의 세무처리

사업을 하다보면 여행을 하거나 거래처를 만나 접대를 해야 하는 일이 종종 있게 되는데, 이 때 업무상 사용하는 비용들이 어디까지 회사 경비로 인정될 수 있는지 잘 몰라 망설이는 경우가 있습니다. 따라서 여행비나 접대비 등으로 인정받을 수 있는 비용 및 이와 관련된 규정들은 잘 알아두면 절세가능한 합리적인 비용 지출계획을 세울 수 있어 사업운영에 도움을 받을 수 있습니다.
여행경비(Travel Expenses)는 거주지(Tax Home)를 하루 이상 떠나 있으면서 일을 하기 위해 잠을 자거나 휴식을 취해야 하는 경우 발생하는 일상적이고 필요한 경비(Ordinary and Necessary Expenses)들을 말합니다. 거주지는 본인이 평상시 일하는 직장이 위치해 있는 도시나 지역을 의미하며, 본인과 가족이 따로 살고 있는 경우 가족들이 실제 살고 있는 가정(Family Home)과는 다른 개념입니다. 여행기간과 관련, 일시적으로 거주지를 떠나 다른 지역으로 가서 일을 하는 경우 그 기간이 제한되어 있으면(Definite) 여행경비로 인정되나, 기간이 제한되어 있지 않으면(Indefinite) 여행경비로 인정되지 않습니다. 즉 여행기간이 제한되어 있지 않으면 여행지가 거주지로 바뀌게 됩니다. 여기서 여행기간이 제한되어 있지 않다는 것은 그 당시의 현실적인 상황으로 보아 1년 이상 장기간 머무르게 될 것으로 예상되는 경우를 의미하며, 실제로 체류기간이 1년 이상이었는지 또는 1년 미만이었는지의 여부와는 관계없습니다.
또 여행 중에 사용하는 경비는 일상적이고 필요한 경비이어야 하는데 일상적이라는 의미는 업계에서 일반적으로 인정되는 비용을 의미하며, 필요한 경비라는 의미는 사업에 도움이 되는 경비를 말합니다. 여행경비로 인정되는 비용들의 예를 들면 항공료, 기차 또는 버스의 승차권 구입비, 본인의 자동차 여행경비, 택시비, Shipping비, 숙박 및 식사비, 팁, 옷 세탁비, 전화비 등입니다.
식사비(Meals)는 여행지에서 잠을 자거나 휴식을 취하기 위해 필요한 경우, 또는 사업상 접대(Business-related Entertainment)를 하는 경우만 인정되며, 지나치게 비싸거나 유흥이 가미되거나 사치스러운 식사를 하는 경우는 비용 인정이 되지 않습니다. 따라서 여행지가 아닌 회사내에서 직원들과 회식을 하는 것은 식사비에 해당되지 않습니다. 단, 근무시간내에 회사에서 종업원에게 제공하는 커피, 도넛, 소프트 음료 등과 오버타임 근무를 하는 종업원에게 비정기적으로 지급하는 소액(De Minimis)의 식사비는 복리후생비로서 100% 모두 소득공제를 받을 수 있습니다.
식사비를 계산하는 방법은 실제 발생하는 비용을 모두 합하여 청구하는 방법과 IRS에서 인정하는 표준율(Standard Meal Allowance)을 사용하는 방법이 있습니다. 식사비와 관련한 표준율로는 M&IE(Meals & Incidental Expenses)가 사용되는데 2005
년 미국의 소도시를 기준으로 2005년 1-9월에는 일당 $31, 2005년 10-12월에는 일당 $39로 책정되어 있습니다. 그 밖에 물가가 비싼 대도시 지역은 여행하는 시기, 지역에 따라 표준율이 달라지는데 IRS Publication 1542를 보면 구체적인 지역별 표준율을 찾아볼 수 있습니다. 여행과 관련한 식사비는 실제 경비를 사용하든 또는 표준율을 사용하든 관계없이 해당 금액의 50%만 식사비로 소득에서 공제할 수 있습니다. 또 실제 경비를 사용하는 경우는 식사비를 포함한 관련 증빙 자료들을 잘 보관해야 하며 표준율을 사용하는 경우도 식사비를 제외한 여행 기간, 장소, 목적 등을 증명할 수 있는 기록들을 보관해야 합니다. 미국 밖의 해외여행과 관련한 식사비 표준율은 IRS에서 매달 발표하는 ‘Maximum Travel Per Diem Allowances for Foreign Areas’를 참조하면 됩니다.
접대비(Entertainment Expenses)는 사업과 관련된 일상적이고 필요한 경비에 한하여 인정됩니다. 일상적이고 필요한 경비의 의미는 앞서 설명한 여행경비에서와 같습니다. 사업과의 관련성은 사업과 직접적으로 관련되어 있거나(Directly-related), 연결(Associated)되어 있어야 함을 의미합니다. 사업과의 관련성을 충족시키기 위해서는 사업설명회 등 명백히 사업적인 환경하에서 비용이 사용되거나 접대의 주 목적이 적극적으로 사업을 추진하기 위한 것으로서 본인이 직접 그 사업에 참여하고 있어야 합니다. 또한 단순히 사업상의 이익이 있을 것으로 예상하는 것 이상의 구체적인 효과가 있어야 하며, 사업상담시 또는 사업상담이 있은 직후나 직전에 비용이 사용되어야 합니다. 그러나 본인이 직접 그 자리에 참여하지 않거나 다른 일의 비중이 커서 실질적으로 사업적인 행위를 진행하는 것이 어려운 경우는 접대비로 인정받지 못합니다. 예를 들면 칵테일 파티 등 사교성이 강

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